En la era competitiva actual, muchas organizaciones aún administran sus gastos de viaje de una manera muy desorganizada. El método tradicional desperdicia tiempo y productividad de los empleados y aumenta el estrés en el equipo de cuentas por pagar y finanzas al administrar manualmente el proceso. Para obtener una ventaja competitiva, las organizaciones deben pasar a una plataforma de gestión de gastos de viaje que integre viajeros, aprobadores, agencias de viajes, agentes de viajes, cuentas por pagar y finanzas en un solo portal para reducir los problemas de comunicación y agilizar el proceso. Los viajes innecesarios y las cancelaciones innecesarias se reducen, los viajes se realizan solo con proveedores autorizados y los viajeros operan de acuerdo con los procedimientos y sistemas recomendados. Esto ahorra tiempo y dinero. A continuación, se muestran algunos de los beneficios de un software de gestión de gastos de viaje eficaz:
Política de viajes estructurada
Anteriormente, cuando la contabilidad de los gastos de viaje se realizaba manualmente, era difícil realizar un seguimiento de todos los gastos y costos incurridos. Con el software de gestión de gastos de viaje, las políticas de viaje serán muy claras y se pueden resaltar los pagos erróneos. Los gastos de viaje comunes, incluidos el hotel y la comida, deben anotarse claramente. Esto ayuda a prevenir problemas en el futuro.
Visibilidad del gasto
El equipo de finanzas y cuentas por pagar puede obtener una visibilidad clara de los gastos realizados. Tendrán toda la información relacionada disponible en el sistema junto con los detalles de la misma. Pueden ver fácilmente qué departamento está gastando cuánto y pueden controlar su presupuesto donde sea necesario.
Procesos eficientes
Ingresar los gastos manualmente en una hoja de cálculo puede llevar mucho tiempo y puede tender a ser inexacto. También se vuelve difícil para el equipo de cuentas por pagar y finanzas si tiene varios cientos de empleados en una organización. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de gastos de viaje. El software permite a los empleados informar sobre sus gastos en el sistema, que realiza un seguimiento automático del flujo de trabajo y lo aprueba. Después de la aprobación, se envía al servicio competente para autenticar y procesar el pago. Todo el proceso es transparente, automatizado y rápido para empleados y departamentos internos.
Reembolso de empleados por única vez
Si se demora demasiado en reembolsar a su empleado, esto generará un resentimiento cada vez mayor. También podría hacer que los empleados se muestren reacios a realizar un viaje de negocios y tal vez incluso se nieguen categóricamente, lo que terminaría afectando al negocio. El software permite a los empleados informar sus gastos de viaje y se envía inmediatamente para su aprobación y pago. Todo el proceso es rápido y automatizado, lo que ahorra mucho tiempo y reembolsa los gastos de los empleados a tiempo o antes.
Tendencias de los gastos de viaje de los empleados
Con una hoja de cálculo, es difícil saber si los gastos de un empleado en particular son atípicos del patrón normal. El software permite la captura de datos y el análisis de tendencias basados en datos históricos. La gerencia puede ejecutar varios informes y obtener análisis para ayudarlos a tomar decisiones comerciales. Por ejemplo. Es fácil investigar diferentes viajes y ver si la inflación aumenta el gasto o si el empleado está pasando por alto los gastos permitidos. El software de gestión de gastos de viaje y el software Procure to Pay ayudan a llevar el control financiero a la organización, ahorrando mucho tiempo y dinero.
